Bukti ISO

Well..ini topic yg agak berat. Bukan hanya karena topic ini sangat luas cakupannya tetapi juga karena bagian ini adalah bagian yang paling jarang di praktekin di organisasi / perusahaan Indonesia ketika menerapkan ISO 9000 sebagai suatu sistem manajemen. Sudah menjadi rahasia umum bahwa sebagian besar alasan perusahaan mendaftarkan perusahaannya adalah karena ingin memperoleh sertifikat baik karena alasan pemasaran, tender, ikut – ikutan demi gengsi dsbnya. Sebagai konsultan realitanya saya dan teman – teman di trip consultant lebih banyak menemui alasan ini dibandingkan alasan yang utama dari penerapan ISO 9000 yaitu menerapkan sistem manajemen yang lebih baik untuk kemajuan perusahaan. Akan tetapi well ini adalah bagian yang harus di kemukakan karena disini keistimewaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 ketika diterapkan di perusahaan. So here we go..!! kita coba bahas sekelumit tentang continuous improvement yang menjadi nyawa / ruh dari ISO

Prinsipnya dasarnya adalah “mengerjakan sesuatu sedikit lebih baik secara terus menerus” contoh paling ekstrim tentang continuous improvement ini adalah masalah rekor lari 100 m baik tingkat nasional,  regional atau pun dunia. Pemecahan rekor dilakukan terkadang membutuhkan waktu sangat lama seperti rekor nasional 200 m atas nama mardi lestari yang dipecahkan dalam waktu 20 tahunan. Perbedaan yang dihasilkan dalam rekor ini hanya 0, sekian detik. Ataupun rekor dunia lari yang bergerak cukup cepat dg selang waktu 3-12 bln tetap tetap dg perbedaan hanya 0, sekian detik. Coba anda bayangkan bahwa untuk membuat perbedaan sepersekian detik saja diperlukan latihan keras secara terus menerus disertai dengan biaya sangat mahal. Artinya bahwa tujuan untuk membuat perbedaan menjadi lebih baik meski hanya sekian detik memerlukan dukungan biaya, waktu dan tenaga. Kita menyimpulkan bahwa perbedaan adalah perbedaan !! tidak menjadi masalah bahwa itu hanya berbeda sedikit ataupun berbeda banyak. Ini yang menjadi inti dari continuous improvement.

Penerapan continuous improvement pada ISO 9000 menggunakan prinsip dasar PDCA (Plan Do Check Action). Kita telah membahas ini berkali – kali setiap ada tulisan ISO 9000. Bahkan sebenarnya seluruh sistem ISO yang dikenal menggunakan prinsip PDCA ini baik secara eksplisit atau implisit. Hal yang memberikan ruang cukup luas untuk dibahas adalah pada konsep Plan dan Check. Anda bisa menyebut berpuluh – puluh tools manajemen terkait dengan konsep Plan dan Check ini. Hal ini sebenarnya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan kemampuan personil perusahaan dalam mengelola manajemen perusahaan. Pada tulisan ini kita akan membahas keterkaitan beberapa tools terkait dengan PLAN dan CHECK tersebut.

PLAN

Banyak sekali tools yang mensinergikan konsep PDCA dalam langkah – langkah implementasinya. Secara umum anda dapat melihat berbagai tools ini dalam ruang manajemen strategi. Baik dalam strategi terapan ataupun strategi teoritis semuanya mengarah bagaimana kita merencanakan sesuatu tanpa melupakan kondisi eksisting yang sedang terjadi di perusahaan. Mari kita ambil contoh Balace Score Card (BSC) sebagai tools umum dan cukup familiar di kalangan manajemen sekarang. Tools ini melakukan identifikasi atas tujuan tujuan perusahaan dengan berpedoman pada keseimbangan dan keuangan perusahaan. Identifikasi faktor – faktor yang mempengaruhi perusahaan serta faktor – faktor  yang di inginkan dalam kerangka beberapa tahun ke depan. Teknik implementasi yang mengaitkan faktor – faktor dalam skala keuangan menjadikan tools ini sangat disukai oleh para pebisnis serta manajer berlatar belakang keuangan. Sayangnya kita ga ngebahas BSC secara detil disini so mohon maaf kalau anda mencari BSC secara detil tidak ditemukan di tulisan ini hehehe. Tapi insya allah saya akan coba bahas BSC komplit pada tulisan berikutnya.

Anda ingat bahwa untuk ISO 9000 ini kita mempunyai kebijakan mutu?? Sasaran mutu atau kita punya rencana mutu?? Kalau tidak ingat coba lihat persyaratan ISO 9001:2008 di klausul 5.3 dan 5.4. Disitu tertulis bahwa organisasi harus menetapkan kebijakan dan sasaran mutu (quality policy and objective). Di organisasi biasanya juga telah menetapkan Misi dan Visi perusahaan. Nah bagaimana rangkaiannya?? Kita lihat skema berikut :

Jadi, dari misi dan visi perusahaan, yang mencakup tujuan dan alasan perusahaan operasional, maka di turunkan menjadi PROGRAM JANGKA MENENGAH kemudian baru diturunkan pada kebijakan mutu. Seperti yang kita tahu bahwa kebijakan mutu berisi komitmen perbaikan berkelanjutan, menjalankan ISO 9000 dan kepuasan pelanggan serta komitmen lain terkait dengan keinginan perusahaan. Meski Kebijakan Mutu dapat menjadi sasaran jangka menengah, akan tetapi belum “pas” kalau di jadikan jangka menengah karena lebih fokus pada komitmen perusahaan. Dan disisi pelaksanaan dapat menjadi bias karena kefokusan perusahaan dalam menjalankan system manajemen mutu. Itulah sebabnya di sarankan menggunakan beberapa alat bantu manajemen lain dalam mendefinisikan program jangka menengah. Kalau tidak ada gimana? Yawdah gpp ko toh masih memenuhi persyaratan ISO 9000 dan perusahaan masih bisa menerapkan strategi perencanaan jangka menengah dalam kebijakan mutu perusahaan.

Kebijakan, sasaran dan rencana mutu menjadi factor penting dalam perencanaan operasional perusahaan. Sehingga ada kewajiban untuk melakukan review / tinjauan terhadap ke 3 hal di atas. Persyaratan ISO 9000 yang sederhana kadang membuat kebijakan, sasaran dan rencana mutu ini bias dan tidak  konsisten dengan perencanaan perusahaan. Bahkan sering saya melihat bahwa kebijakan, sasaran hanya hal sederhana sekedar memenuhi persyaratan dan tanpa rencana mutu. Nah ini yang kadang bikin bingung, bagaimana mungkin mencapai suatu sasaran sedangkan cara atau alat untuk mencapai sasarannya tidak menjadi komitmen (tertulis) ? meski ada bantahan bahwa rencana mutu bukan persyaratan wajib dan perusahaan masih bisa survive serta tetap untung, bagi saya ini sekedar hanya membantah dengan perumpamaan  “kalo dari jakarta ke jogja enakan naik apa? Kereta? Bus? Atau pesawat??” sama – sama enak ga perlu jalan kaki sampai gempor tetapi berefek pada kecepatan, biaya serta kenyamanan masing – masing orang :)

Inti dari sasaran mutu dan rencana mutu adalah sebuah pengukuran kinerja. Kita menetapkan target, kemudian kita mengukur apakah kita telah mencapai target kemudian kita mencoba meningkatkan target tersebut terus menerus dan mencapai hal yang lebih tinggi dan lebih tinggi lagi. Bagaimana menetapkan target kita? Apakah sesuai dengan kemampuan perusahaan dan personil?? Apakah target tersebut realistis? Konsep Specific Measurable Achievable Realistic dan Timeframe dapat menjadi acuan sederhana. Akan tetapi pada saat kita ingin mendalami target kita agar sesuai dengan misi dan visi perusahaan, maka sangat dianjurkan untuk menggunakan beberapa tools seperti BSC, penetapan KPI atau pun mendevelop dengan six sigma. Sehingga keselarasan antara keinginan perusahaan, keinginan stakeholder, keterbatasan sumber daya serta penentuan arah perusahaan dapat lebih di perhatikan.  Adagium “nafsu besar tenaga kurang” tidak muncul dalam obrolan makan siang diantara karyawan.

Dibeberapa kasus, saya juga melihat bahwa program BSC, program Sistem dan Prosedur ataupun program – program manajemen lainnya berjalan berdampingan seperti dual system dengan system manajemen mutu. DIsini saya selalu menyarankan, bahwa sesuaikan setiap prosedur dan aturan di system manajemen mutu dengan system – system lain yang akan berjalan. Niscaya system manajemen mutu akan beradaptasi dengan cepat tanpa memerlukan waktu lama. Dan percayalah bahwa system manajemen mutu ISO 9001:2008 akan semakin sakti dalam memberikan manfaat bagi perusahaan ketika dia ditambah komponen – komponen alat  bantu manajemen lainnya. Bahkan dengan konsep sederhana 5 S ataupun QCC yang menjabarkan 8 langkah 7 alat, ISO 9001:2008 akan semakain bertenaga dalam mendorong kinerja perusahaan dan personil yang ada di dalamnya.

CHECK

Nah kita sekarang sudah ada target (sasaran dan rencana mutu). Artinya adalah kita sebagai penghuni perahu bernama PT XXX sama – sama tahu tujuan dari perahu tersebut. Dan masing – masing personil siap menjalankan tugasnya untuk mendayung, mengamati arah ataupun untuk melakukan pembersihan di perahu tersebut. Lalu, apakah masing – masing personil telah melaksanakan tugasnya sesuai dengan perintah kapten?? Ini yang akan di ukur dalam CHECK ini. Setiap tools kinerja biasanya mempunyai prinsip dasar dalam merencanakan suatu target, mensosialisasikan, mengukur serta melakukan perbaikan atas kinerja tersebut. Prinsip continuous improvement ataupun melakukan perubahan besar – besaran dalam Business Process Reengineering pasti memerlukan stop light khusus untuk mereview apakah kita telah ada di jalan yang benar?? Jalan menuju surga?? Eh salah maksudnya jalan menuju tujuan perusahaan?? Hehehehe.

Namun secara umum adalah kita akan melakukan rerata (pengukuran rata – rata)  pada sejarah proses dan kemudian membandingkan dengan target kita. Hasil dari rerata dengan target ini yang akan di jadikan acuan apakah kondisi kita sedang lampu merah?kuning? atau hijau? Kalau memang lampu merah berarti udah saatnya kita berhenti sejenak dan melihat tujuan serta cara mencapai tujuan tersebut. Kalau sudah kuning berarti saatnya kita berhati – hati dalam menggunakan cara dan mencapai tujuan tersebut.

Alat pengukuran sederhana adalah menggunakan prinsip 7 tools. Prinsip yang menggambarkan data sejarah dengan menggunakan 7 alat yang dapat dipakai secara keseluruhan ataupun sebagian. 7 tools ini terdiri dari  :

   1. histogram
   2. pareto   
   3. run chart
   4. scatter diagram
   5. control chart
   6. flow chart
   7. cause and effect diagram ( fish bone ) 

Intinya adalah menggambarkan data dalam bentuk gambar secara ilmu statistik sehingga data dapat mudah untuk di baca dan dipelajari. Hal ini juga akan memudahkan anda untuk mengambil tindakan dari indicator data yang digambarkan. Lahhh statistic…?!?!? Saya cuma dapat C pak pas mata kuliah statistic hehehehe. Sebenarnya ga masalah kok teknik ini sangat sederhana bahkan saya sempet mencoba mengaplikasikan teknik ini pada perusahaan kecil yang rata – rata pendidikannya hanya setingkat SD dan SMP. N u know what? Mereka cukup sukses untuk menggambarkan data secara statistic meski tetap harus di pandu dalam mengambil tindakan ketika sebuah data telah disimpulkan. Karena pengambilan tindakan dari sebuah kesimpulan sangat tergantung pada wawasan setiap individu dan terus terang ini membutuhkan effort khusus supaya dapat mengambil jalan menuju sorga tadi :P

Nah sudah di check kan??  Berarti tinggal tahapan menuju pelaksanaan perbaikan. Anda dapat menentukan plan kembali dengan target yang lebih sebagai target kinerja atau pun anda berpindah target sesuai dengan perkembangan perusahaan. Dan tidak pernah dilarang dalam undang - undang kita kalau anda memindahkan target pada area yang belum menjadi focus perbaikan

Sertifikasi system

Nah secara umum kita sudah mendapatkan tahapan – tahapan pelaksanaan ISO 9000 di perusahaan. Memang ada beberapa hal yang belum dijelaskan secara detil. Tapi insya allah nanti saya tambahkan beberapa penjelasan terkait implementasi di lapangan untuk memudahkan dalam menyusun system ISO 9000 di perusahaan anda. 

Setelah pelaksanaan audit, tahapan selanjutnya adalah tinjauan manajemen. Tahapan ini dilakukan untuk mereview pelaksanaan system. Umumnya tahapan ini dalam bentuk rapat sehingga sering dikenal dengan istilah Rapat Tinjauan Manajemen atau Management Review Meeting. Sederhananya adalah MR/WM melakukan persiapan pelaporan terkait pelaksanaan system kemudian melaporkan juga hasil ujicoba pelaksanaan system serta meminta top management (direksi atau lainnya) melakukan hal - hal yang diperlukan dalam upaya membantu berjalannya system di perusahaan. (gw unggah materi presentasi tentang hal ini) Setelah itu baru kita mendaftarkan diri di badan sertifikasi untuk mensertifikasi system kita agar mendapatkan sertifikat serta dapat dipergunakan sesuai kebutuhan.

Sistem sertifikasi ISO 9000 (dan Sistem Manajemen ISO lainnya) berdasarkan mekanisme system seperti gambar di bawah :

Dari gambar dapat di lihat bahwa

  1. ISO di isi oleh perwakilan Negara anggota yang di Indonesia di wakili oleh KAN

  2. Perwakilan Negara anggota ini menjadi lembaga akreditasi (lembaga yang ditunjuk untuk memberikan hak mengeluarkan sertifikat kepada lembaga lain)

  3. Kemudian KAN akan mengeluarkan izin mengeluarkan sertifikat kepada badan sertifikasi sebagai lembaga pemberi sertifikat ISO

  4. Badan sertifikasi ini yang berhak memberikan sertifikat ISO kepada perusahaan/organisasi/badan lainnya

Terkait dengan MRA (Mutual Recognition Agreement) maka Badan sertifikasi yang telah di akreditasi di suatu Negara ;

     - Berhak mengeluarkan sertifikat untuk perusahaan yang berdomisili di Negara lain

     - Sertifikat dari 1 badan sertifikasi yang telah terakreditasi diakui oleh lembaga 

       akreditasi Negara lain (dalam contoh adalah UKAS – Inggris)

Sehingga ketika kita di sertifikasi oleh 1 badan sertifikasi di Indonesia maka sertifikat ISO 9001 kita secara otomatis telah diakui oleh negara lain. Tanpa perlu membuat sertifikat lain di negara tertentu. Ini kelebihan ISO di banding system sertifikat lain. Contoh adalah sertifikat SNI . Sertifikat SNI berlaku di Indonesia dan hanya untuk produk – produk yang beredar di Indonesia.

Itu tentang sertifikat iSO terus bagaimana dengan cara kita memperoleh sertifikat? Prinsipnya sederhana, kita mendaftarkan diri ke badan sertifikasi yang tersebar di seluruh Indonesia kemudian mengikuti aturan badan sertifikasi. Secara umum aturan badan sertifikasi adalah :

   - Mengisi formulir pendaftaran badan sertifikasi (Biasanya berisi data alamat perusahaan, no telp, jumlah karyawan serta proses bisnis perusahaan 
   - Mengirimkan dokumen kita ke badan sertifikasi untuk desk audit (Desk Audit merupakan pemeriksaan dokumen dari badan sertifikasi) 
   - Menerima hasil desk audit 
   - Melakukan perbaikan atas hasil desk audit 
   - Menerima jadwal kunjungan audit 
   - Audit eksternal oleh badan sertifikasi 
   - Melakukan perbaikan hasil audit eksternal 
   - Menerima sertifikat ISO 9001:2008

Banyak yang bertanya kepada saya, gimana sih cara mempersiapkan diri menghadapi audit eksternal? Saya sering melihat bahwa ketakutan utama dari klien ketika menghadapi audit eksternal adalah masalah ketidak tahuan tentang apa sih audit eksternal itu? Ketakutan untuk dianggap salah oleh auditor eksternal atau pun ketidaktahuan situasi yang terjadi pada saat audit eksternal. Ok mungkin ini ada beberapa trik yang biasa saya kasih kepada klien

  

1. Jangan menganggap auditor paling tahu tentang kondisi lingkungan perusahaan. Auditor hanya mengenal system, sedangkan yang lain adalah berdasarkan pengalaman dia saat melihat kondisi perusahaan sejenis

2. Berfikirlah bahwa kita yang paling mengetahui kondisi perusahaan sehingga kita yang paling tahu sistem yang paling sesuai di kondisi perusahaan
  
3. Ingat tidak ada system yang terbaik, yang ada hanya system yang paling sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan

4. Kondisi audit adalah mirip dengan kondisi internal audit, pertanyaannya mirip dengan internal audit. Karena sebagian manfaat audit internal adalah latihan situasi audit eksternal.

5. Selama anda mengerjakan prosedur yang telah tertulis, mengisi form yang telah di tetapkan maka sebenarnya anda tidak perlu takut akan audit 

6. Temuan?? Jangan takut !! karena audit memang harus ada temuan. Kesian auditornya kalau ga ada temuan, ntar di anggap ga kerja hehehehe

7. Sekali lagi prinsip bahwa audit adalah sebuah cermin, untuk melihat sejauh mana kita mencapai suatu kinerja.

8. Apa lagi yah?? Itu dulu deh. Cuma itu doang yang baru diinget :p

Setelah anda mendapatkan sertifikat akan ada audit surveillance, untuk meninjau apakah anda masih konsisten dengan penerapan system yang dipersyaratkan. Ada 2 jenis yang dilakukan, per 6 bln sekali atau per tahun. Kebijakan ini sesuai dengan kebijakan perusahaan badan sertifikasinya. Audit ini sama dengan audit awal cuma mungkin yang perlu anda perhatikan adalah hasil temuan audit sebelumnya. Karena fokus utama adalah continuous improvement sehingga perbaikan perbaikan yang meski hanya kecil tetapi menjadi roh dari system manajemen mutu ini.

Kalau masalah biaya, ini sangat variatif. Sama seperti anda membeli produk yang sama tapi dengan harga berbeda tergantung kualitas jasa yang ditawarkan. Tapi setahu saya, harga bisa dimulai dari 12 juta sampai dengan 50-60 juta per sertifikat. Kemudian anda akan membayar biaya per tahun sebesar 5-15 jt sebagai biaya surveillance yang dilakukan per tahun.

Nah kira – kira gitu, selamat bersertifikat dan selamat bernarsis ria dengan sertifikat ISO 9001:2008 anda :)

Penerapan dengan Audit Internal

Pada tulisan sebelumnya kita telah membahas mengenai penerapan ISO 9000 dan dikaitkan dengan prinsip PDCA yang menjadi inti dari perbaikan berkelanjutan. Saat ini kita akan membahas tentang cara mengevaluasi kinerja system yang dilakukan untuk memastikan bahwa target efisien dan efektivitas organisasi. Jadi pada tulisan ini kita akan coba membahas sekilas tentang audit internal. Audit internal merupakan salah satu mata rantai dalam penerapan system manajemen mutu ISO 9000. Audit internal juga dilakukan pada system manajemen lingkungan, keamanan pangan bahkan seluruh system manajemen yang ada di ISO. Mengingat pentingnya evaluasi atas pelaksanaan, maka ada yang bilang semakin bagus audit internal maka semakin bagus system yang tengah dijalankan perusahaan. Sehingga ISO sendiri mensyaratkan pelaksanaan audit dilakukan minimal 1 tahun 1 kali.

Prinsip pelaksanaan audit internal di ISO sendiri mengacu pada ISO 19011:2002. Pada standar ini di atur mengenai istilah – istilah yang digunakan, pedoman audit hingga pelaksanaan audit berikut juga di atur masalah evaluasi pelaksanaan audit serta evaluasi terhadap auditor. See, anda melihat siklus PDCA kembali dalam metode audit. Mulai dari Plan hingga review dan tindak lanjutnya. Untuk dapat lebih jelasnya and dapat melihat diagam di bawah berikut (diagram alir di ambil dari dokumen standar SNI ISO 19011:2005)

Tapi blog ini dibuat untuk kepentingan praktis, so silahkan anda pelajari lebih lanjut soal teorinya. Disini kita akan bahas masalah langkah – langkah yang diperlukan dalam pelaksanaan audit sesuai dengan system manajemen mutu ISO 9000. Ada satu hal yang perlu saya tekankan dalam pelaksanaan audit internal ISO ini. Bahwa AUDIT mencari KETIDAK SESUAI DENGAN PERSYARATAN bukan untuk mencari sebuah kesalahan baik pribadi atau organisasi. Penekanan ini perlu dilakukan untuk menghilangkan hambatan – hambatan dalam pelaksanaan audit seperti auditee yang menyembunyikan fakta atau perdebatan ala kusir (debat kusir maksudnya :p) antara auditor dan auditee. Tujuan audit adalah untuk mencari celah perbaikan sehingga tujuan system untuk perbaikan berkelanjutan dapat dicapai. Sehingga di harapkan baik auditor maupun auditee melepas conflict of interest yang terjadi di antara kedua belah pihak.

I. Rencana Audit

Langkah pertama untuk membuat audit internal adalah bagaimana membuat perencanaannya. Mari kita susun rencana audit berdasarkan 2 jenis rencana yaitu :

1.    - Rencana Audit tahunan

Rencana audit tahunan adalah sebuah rencana bagaimana anda akan melakukan audit pada perusahaan dalam kurun waktu 1 tahun. Anda boleh saja membuat rencana dengan menggilirkan audit per satuan waktu per departemen / bagian atau membuat rencana audit sekaligus. Ini tergantung bagaimana anda mdan perusahaan menganggap system audit yang ada. Maksudnya gimana?? Maksudnya gini…, hmm anda lihat aja deh table rencana dibawah biar ngerti :D

Dept	Bulan
Wakil Manajemen	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Marketing
HRD
Gudang
QC
Produksi
dll

Ataupun anda dapat membuat dengan perencanaan seperti berikut :

Dept	Bulan
Wakil Manajemen	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Marketing
HRD
Gudang
QC
Produksi
dll

Catt : audit dilakukan 2x dalam setahun

Nah ngerti kan?? Klo ga ngerti awas aja !! hehehehe

2.       

     - Rencana Pelaksanaan Audit

Pada bulan yang telah ditetapkan mari kita menyusun rencana audit yang lebih detil. Rencana audit ini dapat di lihat dengan anda menunjukkan waktu pelaksanaan audit yang menunjukkan tanggal dan jam audit, auditor, auditee serta proses apa saja yang di audit. Masih bingung?? Perlu pake table lagi ? yaudah kira – kira seperti ini tabelnya :p

No	Dept	Tanggal Audit	Waktu Audit	Proses	Auditor
1	Wakil Manajemen	09-01-10	09.00-16.00	1. Pengendalian dokumen dan catatan 2. Pelaksanaan Tindakan koreksi dan pencegahan 3. pengendalian proses tak sesuai 4. Tinjauan manajemen 5. Audit Internal 6. Komunikasi pelanggan 7. Komunikasi manajemen 8. dll	Bp. Fulan
2	Marketing	11-01-10	09.00-16.00	Dst..
3	HRD	13-01-10	09.00-16.00	Dst..
4	Gudang	15-01-10	09.00-16.00	Dst..
5	QC	17-01-10	09.00-16.00	Dst..
6	Produksi	20-01-10	09.00-16.00	Dst..

Sebelum pelaksanaan audit pastikan anda membuat :

a. Pemberitahuan Audit kepada seluruh pihak (bisa berupa surat undangan ataupun edaran dengan melampirkan table di atas)

b. Surat penunjukan auditor

c. Kelengkapan pelaksanaan audit seperti check list pertanyaan, form temuan audit (Non conformance report, Permintaan tindakan Perbaikan dan pencegahan dll) atau lebih baik lagi bila anda menyediakan kamera digital untuk menangkap objek – obejek yang dianggap tidak sesuai dengan persyaratan.

II. Pelaksanaan Audit

Pada hari pertama pelaksanaan audit, anda mesti membuat opening meeting / rapat pembukaan. Rapat ini menjadi awal mula / kick off dari pelaksanaan audit sekaligus melakukan

a. Konfirmasi terhadap jadwal yang telah di buat

b. Menjelaskan tentang metode audit yang akan di lakukan

c. Memastikan bahwa setiap pihak terlibat dalam audit secara antusias

Setelah pelaksanaan opening meeting, anda silahkan melanjutkan audit sesuai dengan jadwal yang telah disepakati. Ada beberapa teknik audit yang umum dilakukan. Yang paling umum adalah dengan bertanya atau wawancara.

Teknik Wawancara Audit

a. 5 W (what, who, when, where, why) + 1 H (how) + 1 S (show me)

b. Observasi ; lakukan pengamatan pada lingkungan sekitar

c. Klarifikasi ; pertanyaan meminta penjelasan akan sesuatu hal

d. Verifikasi ; memeriksa kebenaran sesuatu hal

e. Sampling ; ambil contoh secara acak

f. Lakukan pertanyaan terbuka (pertanyaan yang menuntut penjelasan lebih lanjut bukan pertanyaan yang meminta jawab ya/tidak)

Untuk memastikan kelancaran audit, anda sangat dianjurkan untuk membawa check list sebagai panduan dalam melakukan audit. Check list ini sangat berguna untuk memastikan bahwa arah audit tidak melebar ke hal yang tidak diinginkan sekaligus membantu auditor dan auditee mempersiapkan pelaksanaan audit secara lebih baik. Oh ya, biasanya saya sangat menganjurkan check list pertanyaan ini di berikan kepada auditee agar auditee dapat mempersiapkan diri untuk menyiapkan dokumen sesuai dengan kebutuhan audit. Mungkin di lain kesempatan saya akan coba membahas lebih dalam tentang penyusunan checklist audit ini dalam sebuah posting blog lain.

Pada saat pertama kali auditor bertemu auditee dan ingin melakukan audit, upayakan juga anda memperkenalkan diri (yahhh saya tau anda sudah mengenal auditee dan auditee sudah mengenal anda J ) tapi perkenalkan diri anda dengan ucapan : “Selamat pagi, pak….! Saya zul bertindak sebagai auditor internal dan diberi kesempatan mengaudit bagian / dept bapak ……. yaitu dept Produk / QC / yang lainnya ” Manfaat dari perkenalan ini adalah menegaskan sebuah posisi bahwa anda adalah auditor dan bapak fulan ini seorang auditee. Sehingga diharapkan perbedaan umur, senioritas, pangkat, jabatan ataupun hal – hal lain yang membuat anda sungkan untuk bertanya dan mengaudit dapat dihilangkan.

Sebenarnya apa sih yang di audit?? Secara umum sebenarnya adalah ketika anda mengaudit, anda melakukan perbandingan antara ;

a. Standar (dalam hal ini adalah ISO 9001:2008) versus dokumentasi yang dipersyaratkan standar

b. Dokumentasi yang dipersyaratkan standar versus pelaksanaan di lapangan

Jadi kalau di gambarkan kira – kira seperti ini : 

Nah ketidaksesuaian perbandingan tersebut yang dijadikan temuan untuk dapat diperbaiki. Terus bagaimana kalau udah sesuai?? Terus susah menemukan ketidaksesuaian?? Berarti anda harus berpaling pada prinsip “continuous improvement”. Harus ada peningkatan baik kinerja, system ataupun pelaksanaan. Anda bisa merekomendasikan peningkatan kinerja pada suatu bagian tertentu dan memasukkan dalam kategori temuan observasi (saran)

Nah karena dah mulai ngomongin kategori temuan, mari kita lihat bahwa temuan audit dibagi 3 kategori yaitu ;

1. Mayor -- >Temuan yang bersifat mempengaruhi kualitas produk / jasa yang diberikan oleh perusahaan

2. Minor -->Temuan yang tidak mempengaruhi kualitas produk / jasa ; temuan yang biasanya terjadi karena human error ;

3. Observasi --> temuan yang bersifat saran dari auditor berdasarkan pengalaman dan kompetensi auditor.

Dan seperti yang biasa saya ucapkan kepada klien, tidak usah dipikirkan masalah kategori temuan dalam pelaksanaan audit internal. Semuanya adalah KETIDAKSESUAIAN. Berarti semuanya harus segera diselesaikan dengan segera untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Kemudian yang perlu ditekankan adalah bahwa tidak menjadi masalah jumlah ketidaksesuaian yang ditemukan pada audit internal, semakin banyak malah semakin bagus. Kok gitu?? Yah begitu !! hehehehe. Prinsipnya gini, ketika anda melakukan audit internal, sebenarnya anda sedang membantu rekan kerja anda untuk mempersiapkan diri menghadapi audit eksternal. Disisi lain adalah anda sedang membantu rekan kerja untuk mengingatkan bahwa mereka masih bisa meningkatkan kinerja mereka sehingga dapat di nilai lebih baik oleh atasan. Jadi …Semakin banyak temuan (audit internal) = semakin bagus. Dan berarti anda juga harus mensosialisasikan kesadaran ini kepada auditee sehingga mereka membuka diri untuk sebuah temuan.

Setelah audit dilaksanakan, pastikan anda :

a. Memberitahu auditee temuan apa saja yang telah anda anggap sebagai ketidak sesuaian

b. Mengkonfirmasi auditee tentang batas waktu penyelesaian temuan

c. Meminta auditee menanda tangani form ketidak sesuaian / NCR / LKS untuk mendapatkan bukti tertulis audit

d. Mengucapkan terima kasih atas waktu auditee. ( harus !! karena anda mengaudit berarti anda mengganggu kerja dia sehingga auditee tidak dapat memanfaatkan waktunya untuk menghasilkan sesuatu sesuai dengan job desc dia :p )

Setelah melaksanakan audit internal, anda silahkan membuat rapat penutupan (closing meeting). Pada closing meeting ini lead auditor menyampaikan :

1. Terima kasih atas kerjasama yang telah diberikan dalam pelaksanaan audit

2. Memberitahu seluruh temuan audit pada seluruh auditee yang hadir

3. Mengingatkan kembali tentang batas waktu penyelesaian temuan

4. Pada closing meeting ini auditee juga berhak untuk mengkoreksi hasil temuan audit bila dianggap pemahaman audtor tentang suatu hal berbeda dengan kondisi. Disini lead auditor yang akan memutuskan apakah temuan tersebut di anulir ataupun di diteruskan

5. Memberitahu tanggal verifikasi atas penyelesaian temuan sehingga

Verifikasi?? Maksudnya adalah kalau temuan itu telah selesai di perbaiki maka harus dilakukan pemeriksaan kembali apakah penyelesaian temuan memang sesuai dengan temuan tersebut. Yang memeriksa boleh anda tentukan sendiri, auditor yang bersangkutan, lead auditor, ataukah MR sekalian untuk memastikan continuous improvement memang berjalan sesuai dengan keinginan system. Pastikan verifikasi dilakukan untuk memastikan bahwa komunikasi verbal dan tertulis yang dilakukan pada saat audit memang berjalan sesuai dengan tujuan system. 

III. Laporan Audit

Nah setelah pelaksanaan audit internal dilaksanakan tugas auditor belum selesai. Auditor membuat laporan pelaksanaan audit untuk diserahkan kepada MR / WM. Laporan hasil audit ini mencakup keseluruhan proses yang dilakukan serta temuan – temuannya. Dikarenakan laporan ini menjadi bahan tinjauan manajemen, dan dilaporkan kepada to[ management maka diupayakan untuk menekankan pada sesuatu hal yang mungkin hanya top management yang bisa lakukan. Seperti pengadaan alat /mesin, kebijakan tertentu terkait penambahan personil ataupun hal – hal lain yang memang menjadi kewenangan top management (direksi)

Laporan pelaksanaan audit ini harus diberikan kepada auditee, dan kepada direksi / MR untuk menjadi arsip dan bahan pelaksanaan perbaikan berkelanjutan di tiap – tiap auditee.

IV. Udah segitu dulu yah…lumayan cape neh heheheehe kalau ada pertanyaan silahkan isi form yang tersedia atau anda dapat memberikan komentar terhadap tulisan ini